Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un día.
El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993.
Inicialmente debemos aclarar que los soportes contables son los documentos, como tal, que nos permiten registrar las operaciones de una empresa, por esto se debe tener precaución al el momento de la elaboración. Todos los soportes deben tener los datos generales, descripción de su contenido, firmas de los responsables de la elaboración, revisión y elaboración en los comprobantes. podemos hablar como soportes contables de: los cheques, el pagaré o las facturas..
Y los comprobantes contables son documentos generados por el software contable de una empresa. las partidas registradas en los libros de resumen deben estar apoyadas en comprobantes de contabilidad elaborados anticipadamente.
Contenido de un comprobante:
- Fecha
- Origen
- Descripción
- Y el valor de la operaciones, así como las cuentas afectadas con los registros.
EXISTEN VARIOS TIPOS DE COMPROBANTES
Las empresas estipulan un comprobante para cada tipo de transacción, con el fin de facilitar su manejo, por esto citaremos los siguientes comprobantes:
El recibo de caja o comprobante de ingreso
Es un soporte de contabilidad en el que se reflejan los ingresos en efectivo, cheque y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y las copias se archivan (una para archivo consecutivo y otra se anexa al comprobante diario de contabilidad).
Se contabiliza con débito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Habitualmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.
Comprobante de Egreso
Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Nota débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Nota de Contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
Comprobante Diario
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir algún respaldo documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable.
La característica fundamental de un comprobante externo, es que se trata de un documento elaborado por terceros, el cual resulta para ellos un comprobante interno.
La característica fundamental de un comprobante externo, es que se trata de un documento elaborado por terceros, el cual resulta para ellos un comprobante interno.
